Ділові листи. Види, класифікації - Тренд навчальна студія

Ділові листи. Види, класифікації

Службові листи є невід’ємною частиною ділової комунікації – зовнішньої та внутрішньої. Виходячи з мети послання і призначення листа, сформувалися класифікації ділових листів.

В цілому, всі листи поділяють на:

• такі, які потребують відповіді (листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги)
• такі, що не потребують відповіді (листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-розпорядження, листи-повідомлення)

За кількістю адресатів, яким призначено повідомлення, листи розрізняють як:

• звичайні листи (адресовані одній інстанції, посадовцю);
• циркулярні листи (для цілої низки установ  філій);
• колективні листи (призначені для одного адресата, але написаний лист від імені керівників кількох установ, кількох адресатів).

Види ділових листів за метою та змістом повідомлення:

• листи-прохання
• листи-звернення
• листи-пропозиції
• листи-запити
• листи-вимоги
• листи-попередження
• листи-нагадування
• листи-підтвердження
• листи-відмови

                                 

• листи-розпорядження
• листи-повідомлення
• листи-запрошення
• лист-подяка
• листи-вибачення
• супровідні листи
• гарантійні листи
• мотиваційний лист
• рекомендаційні листи

                                 

Коротке визначення основних видів ділових листів

 

Лист-повідомлення. Службовий лист у якому доводиться до відома адресата певна інформація. Наприклад, повідомлення про зміну адреси компанії (установи, організації), початок виробництва, відкриття філії та ін.

   

Листи-сповіщення. Надсилають для інформування про заплановані заходи і запрошення адресата до участі. У листі повинні бути вказані місце, дата і час проведення заходу, програма, організаційні моменти. Підписуються такі листи відповідальною за захід особою.

Лист-запит. У такому листі передають прохання надати докладну інформацію (про певні послуги, товари, умови поставки, наявність документів та ін.) або уточнити вже наявну.

До листів-запитів належать: запит комерційної пропозиції, запит на відкриття рахунка, запит на оренду залу\приміщення, запит на одержання кредиту та ін.

Листи-відповіді – відповідають на листи-запити або пропозиції. Відповідь може бути негативною або позитивною.

Лист-нагадування. У листі повідомляють про наближення чи закінчення терміну виконання певних робіт, завдань, зобов’язань.

 

Листи-прохання. Лист адресований від однієї компанії до іншої. Подібні листи використовують, коли звертаються з проханнями отримати певні відомості, уточнити або змінити умови, надати зразки продукту, перенести строки і т.д.

Лист-претензія. У листі висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, вимагають виправити невідповідності або відшкодувати збитки. До тексту додають підтвержуючі документи, щодо пред’явлених претензій.

Як правило, перед даними листами надсилають листи-нагадування, в яких аргументовано висловлюють невдоволення. А потім – лист-претензію.

Лист-відповідь на претензію. Це службовий лист у якому пояснюють причини  порушень і можуть доводити безпідставність отриманих скарг. Це залежить від того, погоджується компанія з висунутими претензіями чи ні.

Якщо претензії є обґрунтованими, важливо пояснити причину виникнення неприємної ситуації і вибачитися перед партнером\клієнтом.

Лист-подяка. У таких листах висловлюють подяку за надану підтримку, допомогу, послугу, надіслане запрошення та ін. Листи-подяки сприяють налагодженню і підтримці партнерських стосунків між компаніями, організаціями, підприємцями.

Лист-вітання. Таким листом поздоровляють колег, ділових партнерів з нагоди певної події: свята, ювілеї, дні народження, обрання на посаду та ін.. Даний тип листів припускає урочистий, піднесений стиль, уживання поетичних зворотів.

Лист-запрошення. Службовий лист у якому запрошують до участі у певному заході. Обов’язково вказують, хто, кого, куди, коли і з якої нагоди запрошує.  Для таких листів використовують фірмові бланки високої якості та конверти з дизайном, відповідно до бланку.

Для культурно-мистецьких заходів допускається використання художньо-оформлених бланків і конвертів.

Супровідний лист. Лист, який додається до основного документа (каталогу, прейскуранта, накладної, зразків товарів, рахунків та ін.) Як правило, це короткий лист, не має адресної частини, а містить назви і перелік наданих документів.

Гарантійний лист. Даний лист є підтвердженням певних умов та зобов’язань. Як правило, це гарантія оплати за надані послуги, виконані роботи, післяплату за товари, повернення кредиту та ін. Гарантійний лист адресується організації, компанії, установі чи філії.

Рекомендаційний лист. Даний лист містить відгук про особу чи організацію\компанію (позитивний або негативний). Як правило, рекомендаційні листи потрібні при влаштуванні на нову роботу, посаду високого рівня.

У рекомендаційних листах вказують:

• з якого часу рекомендував знайомий з рекомендованою особою (або як давно працює з компанією)
• компетенції, рівень професійної майстерності
• досягнення рекомендованої особи
• висновок – «рекомендую» чи «не рекомендую»     

 

Інформаційні листи. Використовують в межах організації, однієї установи, групи компаній. Так розсилають внутрішні матеріали щодо діяльності компанії\установи, нормативні документи, повідомлення про реорганізацію, корпоративні зміни,  і т.д. Підписує такий лист керівник організації\установи.

 

Навчальні курси