Реквізити документів. Методичні рекомендації - Тренд навчальна студія

Реквізити документів. Методичні рекомендації

Реквізити – це сукупність обов’язкових даних документа без яких він не буде чинним та мати юридичну силу.

 

Кожен документ має свій набір реквізитів, це залежить від його виду та змісту. Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, при виготовленні уніфікованої форми або бланка документа, змінні — під час складання документа.

Склад реквізитів документів:

 

01 - зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим

2 - зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг)

3 - найменування юридичної особи вищого рівня

4 - найменування юридичної особи

5 - найменування структурного підрозділу юридичної особи

6 - довідкові дані про юридичну особу

7-  код форми документа

8 - код юридичної особи

9 - назва виду документа

10 - дата документа

11 - реєстраційний індекс документа

12 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

13 - місце складення документа

14 - гриф обмеження доступу до документа

15 - адресат

16 - гриф затвердження документа

17 - резолюція

18 - відмітка про контроль

19 - заголовок до тексту документа

20 - текст документа

21 - відмітка про наявність додатків

22 - підпис

23 - відбиток печатки

24 - віза документа

25 - гриф погодження (схвалення) документа

26 - відмітка про засвідчення копії документа

27 - відомості про виконавця документа

28 - відмітка про ознайомлення з документом

29 - відмітка про виконання документа

30 - відмітка про надходження документа до юридичної особи

31 - запис про державну реєстрацію

32 - відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації

Основні вимоги до розміщення реквізитів на документах:

 ДСТУ 4163-2020 визначає склад реквізитів і порядок їхнього розташування. Вихідні документи (листи, довідки) та організаційно-розпорядчі документи оформляють на бланках. На бланках реквізити зазначають двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – англійською.

Зображення емблеми

Зображення емблеми розміщують на бланку документа з лівого боку від найменування установи. Розміри зображення емблеми не обмежуються. Висота зображення – не більше ніж 17 мм.

 

Найменування Установи

Найменування Установи – має відповідати повному найменуванню, зазначеному в Статуті Установи. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування.   

Повне та скорочене найменування Установи відображають українською та англійською мовами.

Довідкові дані

Довідкові дані про установу містять:

• поштову адресу;
• номери телефонів;
• адресу електронної пошти;
• адресу офіційного веб-сайту.       

Довідкові дані розміщуються нижче найменування Установи.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності:

• назва вулиці;
• номер будинку;
• назва населеного пункту;
• району;
• області;
• поштовий індекс.     

Назва виду документа

Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення, вказівка, довідка, протокол, доповідна записка, акт) зазначається на бланку документа та повинна відповідати назвам, передбаченим Національним класифікатором.

Дата документа

Датою документа є дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання.

Крім того, датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію відмітку про засвідчення копій документа, відмітку про надходження документа, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом.

Під час реєстрації документа його дата проставляється в лівій верхній частині документа на спеціально відведеному місці на бланку.

 

Реєстраційний індекс

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, зокрема індексами за номенклатурою справ структурного підрозділу, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ тощо.

Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.

Посилання на документ

Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності:

• назва виду документа,
• найменування установи,
• автора документа,
• дата та реєстраційний індекс,
• короткий зміст документа.

Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс та дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу на бланку.

Місце складення або видання

Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту згідно з Класифікатором об'єктів адміністративно-територіального устрою України. У разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.

 

Адресат

Документи адресуються певній установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

Міністерство освіти і науки України

У разі, коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

Міністру освіти і науки України

власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ.

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:   

Закладам вищої освіти

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

 

Реквізит “Адресат” може містити поштову адресу. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

Міністерство юстиції України

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ,

01001     

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (власне ім’я та прізвище), потім поштова адреса.

Гриф затвердження документа

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом.

Посадовою особою затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалу імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Назва посади керівника

підпис, Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ

Дата  

У разі, коли документ затверджується наказом, розпорядженням, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказ керівника установи

від 12 березня 2023 року № 305  

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

Резолюція

Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку.

Короткий зміст документа

Короткий зміст документа формулюється працівником, який створює документ. Це короткий виклад змісту документа і він має бути максимально стислим.

Короткий зміст документа відповідає на питання: про що? кого? чого? Наприклад:

наказ (про що?) про надання матеріальної допомоги;

протокол (чого?) засідання атестаційної комісії;

посадова інструкція (кого?) провідного фахівця.

Заголовок до документа

Заголовок до документа має бути коротким, стислим, граматично узгодженим із назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на питання (про що, чого, кого).  Листи складаються без заголовка.

Відмітка про контроль

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

Текст документа

Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, логічно-послідовно, зрозуміло та об’єктивно.

Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Вживається офіційно-діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Документи складаються державною мовою. Крім випадків передбачених законодавством про мови.

Тексти документів, які надсилаються зарубіжним адресатам складаються англійською мовою.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в короткому змісті документа, відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументовані докази, висновки, пропозиції. Використовують текст, анкети, таблиці.

 

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

 

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

Текст організаційно-розпорядчого документа викладається від першої особи (керівника).

У протоколах застосовується форма викладу тексту від третьої особи  множини за схемою:

СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

 

У листуванні застосовується форма викладу тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини.

 

У документах, складених посадовою особою і адресованих керівнику установи або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладу тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

Відмітки про наявність додатків

У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, “(додаток 1)”; “відповідно до додатка 2” або “див. додаток 3”.

Додатки до документів можуть бути таких видів:

• додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
• додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
• додатки, що надсилаються із супровідним листом.     

 

На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою: Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:  

Додатки:

1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2019 року на 5 арк. у 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2019 р. на 3 арк. у 1 прим.

У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки: Додаток: згідно з описом на 3 арк. у 1 прим.

 

На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження.

На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка.

Підпис

Документи підписуються посадовими особами Установи в межах їх повноважень, визначених Статутом.

Керівник установи/заступники керівника підписують вихідні документи на адресу центральних органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та іншим юридичним (фізичним) особам і громадянам України за напрямком діяльності.

Підпис складається за формою:

Найменування посади (підпис) (власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ).

Підпис розміщують під текстом документа або відміткою про наявність додатків.

Найменування посади особи, яка підписує документ, подається повністю, якщо документ надрукований не на бланку Установи, скорочено – на документі, надрукованому на бланку.

На бланку Установи мають право підпису керівництво Установи відповідно до розподілу обов’язків.

Керівники структурних підрозділів не мають права підписувати документ, оформлений на бланку.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписуються всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком адресатам підписується тільки оригінал, який залишається у справі відділу діловодства, а на місця розсилаються засвідчені належним чином примірники.

Документи зазвичай підписуються однією особою, а в разі, якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

Президент (віцепрезидент)             (власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

Головний бухгалтер                       (власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)   

У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні:         

Посада (підпис) (власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)        

Посада (особистий підпис) (власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)  

       

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні та секретарем, наприклад:

Голова Вченої ради     (особистий підпис)        (власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

Учений секретар          (особистий підпис)        (власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ)

Навчальні курси