Інструкція з ведення кадрового діловодства (зразок) - Тренд навчальна студія

           графік роботи:   пн. - нед.   9 00 - 21 00
Курси, семінари, тренінги в Києві та онлайн
(063) 467 34 65
(067) 186 46 05
(066) 617 80 37
Перейти до контакту
Бібліотека > Діловодство
Інструкція з ведення кадрового діловодства
ЗМІСТ

І. ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА
ІІ. ОСНОВНІ ДОКУМЕНТИ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА
2.1 Правила внутрішнього трудового розпорядку.
2.2 Штатний розпис.
2.3 Накази з особового складу (кадрової діяльності).
2.4 Табель обліку робочого часу.
2.5 Особові картки працівників (форма П-2).
2.6 Трудові книжки працівників та вкладиші до них.
2.7 Книга (журнал) обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
2.8 Особові справи працівників.
2.9 Листки тимчасової непрацездатності, книга обліку листків тимчасової непрацездатності.
2.10 Графік надання щорічних відпусток.
2.11 Довідки з місця роботи.
ІІІ. ОБРОБКА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАННИХ
ІV. ОФОРМЛЕННЯ ТА ПЕРЕДАЧА СПРАВ ДО АРХІВУ.
V. ДОДАТКИ
І. ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА

1.1. Інструкція щодо ведення кадрового діловодства (далі – Інструкція) є внутрішнім нормативним документом, який розроблений з урахуванням положень чинного українського законодавства у сфері трудових відносин та іншими документами з метою уніфікації та підвищення ефективності ведення кадрового діловодства в компанії.
1.2. Положення Інструкції є обов’язковими для виконання Відділом персоналу компанії.
1.3. Інструкція є документом прямої дії і її положення та норми використовуються у щоденній роботі фахівцями, які відповідають за ведення кадрового діловодства.

ІІ. ОСНОВНІ ДОКУМЕНТИ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА

Основними документами кадрового діловодства є:
2.1 Правила внутрішнього трудового розпорядку.
2.2 Штатний розпис.
2.3 Накази з особового складу (кадрової діяльності).
2.4 Табель обліку робочого часу.
2.5 Особові картки працівників (форма П-2).
2.6 Трудові книжки працівників та вкладиші до них.
2.7 Книга (журнал) обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
2.8 Особові справи працівників.
2.9 Листки тимчасової непрацездатності, книга обліку листків тимчасової непрацездатності.
2.10 Графік надання щорічних відпусток.
2.11 Довідки з місця роботи.
2.1. Правила внутрішнього трудового розпорядку
Правила внутрішнього трудового розпорядку затверджуються загальними зборами трудового колективу підприємства і є нормативно-правовим актом локального характеру, який разом з іншими локальними актами Адміністрації та трудовими договорами, що укладаються з працівниками, регламентують відносини, пов’язані із реалізацією трудових прав та виконання трудових обов’язків працівників.
Дія правил поширюється на всіх працівників, які перебувають у трудових відносинах з Адміністрацією.

2.2. Штатний розпис
У штатному розписі закріплюється посадовий і чисельний склад підприємства, конкретизується перелік посад, чисельність штатних одиниць, розмір посадових окладів, місячний фонд заробітної плати та фонд заробітної плати на рік.
Штатний розпис затверджується керівником підприємства до 1 січня кожного
Усі назви посад, зазначені у штатному розписі, повинні відповідати назвам посад «Державного класифікатора професій» з посиланням на код професії відповідно до Класифікатора.
В штатному розписі в тому числі мають бути вказані посади осіб, які працюють за сумісництвом.
При заповненні граф штатного розпису з інформацією про оклад слід керуватися законодавчими актами щодо дотримання норм та гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевою (регіональною) угодами.
Додаток 1. Зразок Штатного розпису.
Додаток 2. Зразок Наказу про затвердження штатного розпису.
Додаток 3. Зразок Наказу про внесення змін до штатного розпису.

2.3. Накази з особового складу (кадрової діяльності)
Залежно від визначених законодавством строків зберігання виділяють такі групи наказів:
·  з адміністративно-господарських питань;
·  з кадрових питань (накази про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), переміщення, зміни істотних умов праці, заохочення, надання матеріальної допомоги, звільнення з роботи (припинення трудового договору), та ін.;
·  про надання  відпусток;
·  про направлення у відрядження;
·  про накладання дисциплінарних стягнень.

Рекомендовані літерні індекси кадрових наказів:
З кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду, переміщення на інше робоче місце, суміщення, сумісництво, стажування та проходження практики, внесення змін до облікових даних, заохочення, надання матеріальної допомоги працівникам тощо)  -  К;
Про відрядження    -          ВД
Про надання відпусток -   
Про відрядження    -          ВД
Про надання відпусток -   
В

Для кожного виду наказів номенклатурою справ передбачається окрема справа і окрема реєстраційна форма (журнал реєстрації).
Реєстраційний індекс наказу містить порядковий номер наказу в межах календарного року за відповідної реєстраційною формою, що доповнюють літерним індексом, визначеним інструкцією з діловодства, наприклад, реєстраційний індекс наказу про стажування містить «к», № 25-к).
Видані підприємством накази з кадрових питань мають відповідати вимогам чинного трудового законодавства та інструкціям про ведення діловодства. Особливої уваги та ретельності оформлення потребують порядок прийняття, тривалість встановленого випробувального терміну, порядок переведення, звільнення та ін.
При виданні наказу необхідно перевіряти відповідність формулювання підстав для наказів у самих наказах. Зокрема, назви робіт і посад у наказах підприємства повинні відповідати назвам робіт і посад, внесеним у трудові книжки працівників.
У разі видання наказів, які стосуються кількох осіб в одній розпорядчій частині, прізвища працівників повинні бути розташовані за абеткою.
У зведених наказах з кадрової діяльності рекомендовано дотримуватись такої послідовності:
про прийняття (призначення на посаду);
про переведення (на іншу роботу (посаду);
про звільнення;
про зміну прізвища та ін.
Журнал реєстрації наказів повинен бути пронумерований, прошитий, а також скріплений підписом керівника  та печаткою підприємства. Нумерація кадрових наказів наскрізна.
Додаток 4. Зразок Журналу реєстрації наказів

2.4. Табель обліку робочого часу.
Час початку і закінчення щоденної роботи (зміни) передбачаються правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності у відповідності з законодавством.
Перехід з однієї зміни в іншу має відбуватися в години визначені графіками змінності.
За угодою між працівником і власником може встановитись як при прийнятті на роботу, так і згодом неповний робочий день або неповний робочий тиждень.
Оплата праці в цих випадках провадиться пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку.
Додаток 5. Зразок Заяви про переведення на роботу на умовах неповного робочого часу.
Додаток 6. Зразок Наказу Про встановлення режиму неповного робочого часу.
Для обліку робочого часу робітників підприємств та розрахунку застосовується Табель обліку робочого часу, який являється основним джерелом інформації з даного питання.
Кожному робітнику надається табельний номер, який вказується у всіх документах з обліку праці та оплати.
У випадку звільнення робітника або переведення його до другого відділу, його колишній табельний номер не можна надати іншому працівнику впродовж трьох років.
Табель ведеться на обліковий склад робітників всіх категорій, які прийняті на постійну, тимчасову, сезонну роботу, а також учнів, прийнятих на період виробничої практики або канікул, з оплатою.
Підставою для внесення в табель того чи іншого коду причин нез'явлень на роботу являються підтверджуючі документи: накази роботодавця стосовно направлення у відрядження, відпустки, листки непрацездатності, медичні довідки, пояснювальні записки і т.п.
Якщо до здачі табелю до бухгалтерії робітник не з'явився, у рядку вказують код НЗ - нез'явлення з нез'ясованих обставин. Після пред'явлення необхідного документу у табелі ставиться відповідний код. У такому випадку в кінці місяця табель потрібно переоформити.
Складаються табелі в одному примірнику уповноваженою на те особою, а після відповідного оформлення передаються в бухгалтерію.
Відмітки про фактично відпрацьований час, про причини невиходу на роботу, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи робляться тільки на підставі оформлених належним чином документів - листків непрацездатності, списків осіб, які працювали в надурочний час, листків простоїв тощо.
Табель є підставою для нарахування заробітної плати, складання статистичної та податкової звітності.

2.5. Особові картки працівників (Форма П-2)
Особові картки за типовою формою П-2 оформлюють на всіх працівників які працюють за трудовими договорами (і на сумісників також — як на «зовнішніх», так і «внутрішніх») незалежно від строку трудового договору. Навіть, якщо працівника прийнято на кілька днів для заміщення іншого працівника, що пішов у відпустку.
З кожним записом, зробленим в особовій картці стосовно прийняття, переведення, звільнення, працівник повинен бути ознайомлений під підпис.
Особові картки зберігаються окремо від інших документів в окремій картотеці.
У разі зміни особистих даних працівника до особової картки вносять необхідні доповнення і уточнення.
При звільненні працівник засвідчує своїм підписом в особовій картці про:
·      ознайомлення з датою і причиною звільнення (підстава).
Додаток 7. Зразок Особова картка працівника

2.6. Трудові книжки працівників та вкладиші до них
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, в тому числі в іноземних представництвах, або у фізичних осіб, в тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, понад п'ять днів, а також на сезонних, тимчасових і позаштатних працівників, за умови, що останні підлягають державному соціальному страхуванню.
На осіб, які працюють за сумісництвом та цивільно-правовими договорами, трудові книжки на підприємстві не ведуться.
При роботі з трудовими книжками керуватися затвердженою ІНСТРУКЦІЄЮ про порядок ведення трудових книжок працівників N 58 від 29.07.93 р., зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за № 110.
Додаток 8. Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників.

2.7. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинен бути пронумерований, прошнурований та скріплений підписом керівника та печаткою підприємства.
У журнал мають бути внесені записи про всі трудові книжки працівників.
Кількість записів про наявні трудові книжки, мають співпадати з кількістю трудових книжок.
Фактичні дати звільнення працівників мають співпадати з датами видачі трудових книжок у журналі.
Додаток 9. Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

2.8. Особові справи працівників
Особові справи в обов’язковому порядку ведуть на всіх працівників.
Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу. Склад обов'язкових документів особової справи визначено законодавством.
Особова справа має складатися з наступних документів:
▪     заява про прийняття на роботу або трудовий договір у письмовій формі або контракт (оригінал заяви, другий примірник трудового договору, контракту);
▪     особовий листок з обліку кадрів;
▪     автобіографія;
▪     копії документів про освіту (у т.ч. підвищення кваліфікації, перепідготовку);
▪     копії особистих документів (у т.ч.  тих, що підтверджують право на пільги та компенсації);
▪     копії розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника (або витяги із зведених наказів чи розпоряджень);
▪     довідки, характеристики, інші документи:  
▪     витяг з протоколу уповноваженого органу про призначення (обрання) на посаду (якщо призначення або обрання на посаду здійснюється зборами засновників, акціонерів тощо, з'їздами, конференціями або зборами членів трудових колективів, громадських організацій тощо);
▪     копії свідоцтв про народження дітей (які не досягли 18-річного віку);
▪     згода на дотримання Кодексу корпоративної етики;
Надалі, у хронологічній послідовності, до особової справи включаються: накази (розпорядження) про зміни анкетних даних; копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування; характеристики; атестаційні листки та ін.
Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування та з інших аналогічних питань не допускається.
З урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних та правил  загального діловодства, особові справи працівників мають зберігатися (розташовують в алфавітному порядку, у вертикальному положенні у спеціально оснащених сейфах або металевих шафах) у відділі персоналу нарівні з секретними документами.
Не допускається винесення особової справи з приміщення підрозділу з управління персоналом. При використанні особової справи, категорично забороняється робити будь-які виправлення, вносити записи до неї чи вилучати документи.
Додаток 10. Зразки документів при оформлені на роботу.

2.9. Листки тимчасової непрацездатності
Якщо співробітник був відсутнім на роботі у зв’язку з хворобою, йому необхідно надати до Відділу персоналу в перший робочий день виходу після хвороби листок непрацездатності, оформлений у встановленому порядку.
Співробітник Відділу персоналу заповнює на зворотньому боці листка перші три розділи, реєструє листок непрацездатності в журналі обліку і передає документ в Бухгалтерію для розрахунку.
Додаток 11. Журнал обліку листків непрацездатності

2.10. Графік надання щорічних відпусток
Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються керівником підприємства за погодженням з співробітниками.
Графік містить відомості про розподіл часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів.
При складанні графіків враховуються особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку,  вимоги законодавства про працю, інтереси виробництва.
Конкретний період надання щорічних відпусток у встановлених графіком межах узгоджується між працівником і роботодавцем, шляхом подання заяви про відпустку.
На підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника роботодавець видає наказ (розпорядження).
Після підписання наказу (розпорядження) про надання відпустки на зворотному боці особистої картки працівника (типова форма № П-2) у розділі "Відпустки" робиться відповідний запис.
Накази (розпорядження) про надання інших відпусток (навчальна відпустка, відпустки учасникам ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС, додаткові відпустки пільгових категорій працівників, ін., передбачені законодавством) оформлюються на підставі заяв працівників і документів, що підтверджують право на відпустку по зазначених мотивах.
Додаток 12. Зразок  Наказу про затвердження графіку відпусток
Додаток 13. Зразок  Графіку надання відпусток

2.11. Довідки з місця роботи
На вимогу співробітника, відділ персоналу може надавати довідку з місця роботи, яка друкується на офіційному бланку, з вказанням всіх реквізитів, підписана директором підприємства (організації), або уповноваженою особою Відділу персоналу і завірена печаткою.
Додаток 15. Зразок довідки с з місця роботи.

ІІІ. ОБРОБКА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

Персональні дані — це відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.
Обробка персональних даних здійснюється для конкретних і законних цілей, визначених за згодою суб'єкта.
Підприємствам, установам і організаціям незалежно від форм власності при прийнятті на роботу необхідно отримувати документовану згоду від фізичних осіб - найманих працівників з метою цілей обробки документації при здійсненні своєї діяльності.
Додаток 16. Зразок Згоди на обробку персональних даних Працівника.
Додаток 17. Зразок Повідомлення про включення до бази персональних даних

ІV. ОФОРМЛЕННЯ ТА ПЕРЕДАЧА СПРАВ ДО АРХІВУ

Відділ персоналу готує і передає до архіву на зберігання наступні документи:
- накази: з особового складу, про надання відпустки, про відрядження,
- заяви про надання відпустки,
- особові справи працівників, що звільнилися,
- особові картки працівника форми П-2.
Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з кадрових питань (особового складу) передаються до архіву через 2 роки після завершення Ії ведення для подальшого зберігання та користування.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву за рішенням її керівника.
Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником Відділу «Канцелярія-архів» в присутності працівника відділу персоналу, який передає упорядковані та оформлені справи.
Оформлені справи передаються за описом та оформлюється акт прийому/передачі у 2-х примірниках, за підписами співробітників Відділу канцелярії (приймач) і Відділу персоналу (здавач).
       
Навчальні курси
Контакти:
(063) 467 34 65 - viber
(067) 186 46 45 - wahtsApp, telegram
(066) 617 80 37
trend.tng@gmail.com
Київ, пр-т С.Бандери 21, оф. 607
Назад до змісту